Налаштування електронної пошти

Електронна пошта є важливою та вже невід’ємною частиною роботи будь-якої сучасної компанії. Нині вона є не тільки засобом обміну інформацією, а й важливим інструментом для ведення бізнесу, маркетингу та обслуговування клієнтів у цілому. Тому знання основних інструментів для роботи з поштою є просто необхідними, але її окремі налаштування для ефективної роботи – є ще значно важливішими, на що ми й звернемо увагу у нашій сьогоднішній статті.

Оскільки користувачі електронної пошти є досить різними – їх можна поділити на дві основні групи: початківці та професіонали. Хтось із них лише починає свій шлях знайомства з нею, а хтось – є досвідченим користувачем. Однак, що ті, що інші мають шляхи для власного вдосконалення володіння поштою. Саме тому ми підготували основні поради щодо цього питання окремо для кожного користувача з цих двох груп. Тож давайте почнемо, і почнемо ми з початківців.

Поради для початківців

Якщо ви ті, хто знає лише основні інструменти користування електронною поштою, то тепер пропонуємо вам дізнатися трохи більше про її налаштування. На цьому етапі вам варто сконцентрувати свою увагу та зрозуміти кілька ключових показників: HC-, DNS- та PTR-записи.

1. Розуміння NS- та DNS-записів. Навчіться налаштовувати вашу пошту з використанням HC-записів для належної маршрутизації та DNS-записів для вказівки місця доставки листів.

Тут хочемо додати, що все, що є в Інтернеті, може працювати виключно завдяки згаданих нами DNS-серверам, які постійно перекладають зрозумілі для всіх імена, наприклад – google.com, в зрозумілі серверам IP-адреси (152.127.77.14). Звичайно, для кожного з них має бути свій NS-запис, який поділяється на кілька типів:

  • NS (Name Server) – перелічують безпосередньо DNS-сервери для домену;
  • А (Address) – перетворює назви доменів в IP-адресу;
  • MX (Mail Exchange) –сервери, що відповідають за обслуговування пошти для домену та керують маршрутизацією листів;
  • TXT (TEXT) – текстова інформація, яка допомагає іншим серверам керувати даними, як-от, наприклад, ключі SPF.

2. Встановлення PTR-запису. Налаштуйте PTR-запис для підвищення довіри до вашої електронної пошти, що важливо для уникнення її потрапляння в спам.

PTR-запис – це по-суті той же NS-запис, але зробити його і керувати ним може лише власник IP-адреси, тобто це може бути і провайдер інтернету, і хостинг-провайдер та навіть хмарний провайдер. Одним словом, при його налаштуванні вам варто звернутися туди, де безпосередньо брався домен/IP-адреса/сервер. Зазвичай у хостинг- чи хмарних провайдерів є інструкція, як зробити цей запис в автоматичному режимі.

На перший погляд – це складні поняття, але ми вас запевняємо, якщо кожен з них вивчити більш детально, то ви вже будете справжніми сеціалістами у цих питаннях.

З початківцями розібралися, тож тепер давайте перейдемо до професіоналів.

Поради для професіоналів

Якщо ви відноситеся до тієї групи користувачыв, що більш досвідчені у налаштуваннях електронної пошти і знають досить багато їхніх характеристик, ми все ж маємо і для вас кілька корисних порад, якими хочемо поділитися сьогодні. Серед них:

1. Налаштування SPF/DKIM/DMARC-записів. Налаштування SPF-, DKIM- та DMARC-записів не є обов’язковими, але саме вони допоможуть забезпечити високий рівень безпеки вашої пошти, цим самим запобігаючи спробам шахрайства та інших кіберзлочинів.

До прикладу сьогодні багато серверів уже другий-третій лист без, як мінімум, SPF-запису відправляють у «м’який» спам, а всі подальші – у спам без повідомлення одержувача. Тому всі великі поштові сервери проводять обов’язкову перевірку цих записів.

Тобто по-суті SPF-запис повідомляє оточуючим, з яких адрес дозволено відправляти пошту від імені домену і що робити, якщо пошта прийшла з адреси, яка відрізняється від встановленого переліку таких адрес.

У свою чергу DKIM-запис використовується для підтвердження відправника отриманого вами листа за допомогою так званих хеш-підписів, які додаються до кожного повідомлення. Підписи унікальні і не можуть бути підроблені. Хеш-підпис у листі порівнюється з «ключем», записаним у спеціальне поле в NS-записах. Зверніть увагу, що для цього запису потрібно, крім додавання певного поля в NS-записи, ще й додаткові налаштування поштової програми.

Ну й DMARC-записи – це спосіб політики безпеки електронної пошти, який дозволяє власнику домену вказувати, яким чином електронна пошта має бути перевірена на відповідність SPF- та DKIM-записам, і що робити, якщо він не відповідає їм. Ці записи допомагають запобігти шахрайству та забезпечують, щоб електронні листи від певного домену, насправді були відправлені з дозволених серверів. Вони вносяться у DNS-записи домену і дозволяють отримувачам перевіряти автентичність вхідних електронних листів, використовуючи визначені доменні стандарти.

2. Індивідуалізація налаштувань. Також радимо вам використовувати специфіку вашого бізнесу для адаптації налаштувань пошти, встановлюючи правила фільтрації, пересилання та інтеграції з іншими службами.

Тож як ми бачимо, ефективне налаштування електронної пошти може значно підвищити продуктивність та безпеку у вашій компанії. У цьому процесі початківцям насамперед слід звернути увагу саме на основи, тоді як професіоналам важливо використовувати більш складні налаштування для максимізації своєї ефективності. І хоч на перший погляд – це виглядає складно, все ж поступово, освоюючи ці навички, ви зможете з легкістю не тільки поліпшити комунікацію з клієнтами чи колегами, а й при цьому забезпечити належний рівень безпеки та приватності у вашій компанії.