Настройки електронной почты

Электронная почта является важной и уже неотъемлемой частью работы любой современной компании. Сегодня она не только средство обмена информацией, но и важный инструмент для ведения бизнеса, маркетинга и обслуживания клиентов в целом. Поэтому знание основных инструментов для работы с почтой просто необходимо, но её отдельные настройки для эффективной работы – ещё более важны, на что мы и обратим внимание в нашей сегодняшней статье.

Так как пользователи электронной почты достаточно разнообразны, их можно разделить на две основные группы: новички и профессионалы. Кто-то из них только начинает свой путь знакомства с ней, а кто-то – является опытным пользователем. Однако, и те, и другие имеют пути для собственного совершенствования владения почтой. Именно поэтому мы подготовили основные советы по этому вопросу отдельно для каждого пользователя из этих двух групп. Давайте начнем, и начнем мы с новичков.

Советы для начинающих

Если вы те, кто знает только основные инструменты использования электронной почты, то теперь предлагаем вам узнать немного больше о её настройках. На этом этапе вам стоит сосредоточить своё внимание и понять несколько ключевых показателей: HC-, DNS- и PTR-записи.

1. Понимание NS- и DNS-записей. Научитесь настраивать вашу почту с использованием HC-записей для надлежащей маршрутизации и DNS-записей для указания места доставки писем.

Хотим добавить, что всё, что есть в Интернете, может работать исключительно благодаря упомянутым нами DNS-серверам, которые постоянно переводят понятные всем имена, например – google.com, в понятные серверам IP-адреса (152.127.77.14). Конечно, для каждого из них должна быть своя NS-запись, которая делится на несколько типов:

  • NS (Name Server) – перечисляют непосредственно DNS-сервера для домена;
  • A (Address) – преобразует названия доменов в IP-адрес;
  • MX (Mail Exchange) – сервера, отвечающие за обслуживание почты для домена и управляющие маршрутизацией писем;
  • TXT (TEXT) – текстовая информация, которая помогает другим серверам управлять данными, как, например, ключи SPF.

2. Установка PTR-записи. Настройте PTR-запись для повышения доверия к вашей электронной почте, что важно для избежания её попадания в спам.

PTR-запись – это по сути та же NS-запись, но сделать её и управлять ей может только владелец IP-адреса, то есть это может быть и провайдер интернета, и хостинг-провайдер и даже облачный провайдер. Одним словом, при её настройке вам стоит обратиться туда, где непосредственно брался домен/IP-адрес/сервер. Обычно у хостинг- или облачных провайдеров есть инструкция, как сделать эту запись в автоматическом режиме.

На первый взгляд – это сложные понятия, но мы вас уверяем, если каждое из них изучить более детально, то вы уже будете настоящими специалистами в этих вопросах.

С начинающими разобрались, теперь давайте перейдем к профессионалам.

Советы для профессионалов

Если вы относитесь к той группе пользователей, которые более опытны в настройках электронной почты и знают достаточно много их характеристик, у нас все же есть и для вас несколько полезных советов, которыми хотим поделиться сегодня. Среди них:

1. Настройка SPF/DKIM/DMARC-записей. Настройка SPF-, DKIM- и DMARC-записей не является обязательной, но именно они помогут обеспечить высокий уровень безопасности вашей почты, тем самым предотвращая попытки мошенничества и других киберпреступлений.

Например, сегодня многие серверы уже второе-третье письмо без, как минимум, SPF-записи отправляют в «мягкий» спам, а все последующие – в спам без уведомления получателя. Поэтому все крупные почтовые серверы проводят обязательную проверку этих записей.

То есть по сути SPF-запись сообщает окружающим, с каких адресов разрешено отправлять почту от имени домена и что делать, если почта пришла с адреса, отличного от установленного списка таких адресов.

В свою очередь DKIM-запись используется для подтверждения отправителя, полученного вами письма с помощью так называемых хеш-подписей, которые добавляются к каждому сообщению. Подписи уникальны и не могут быть подделаны. Хеш-подпись в письме сравнивается с «ключом», записанным в специальное поле в NS-записях. Обратите внимание, что для этой записи требуется, кроме добавления определенного поля в NS-записи, еще и дополнительная настройка почтовой программы.

И DMARC-записи – это способ политики безопасности электронной почты, который позволяет владельцу домена указывать, каким образом электронная почта должна быть проверена на соответствие SPF- и DKIM-записям, и что делать, если она им не соответствует. Эти записи помогают предотвратить мошенничество и обеспечивают, чтобы электронные письма от определенного домена на самом деле были отправлены с разрешенных серверов. Они вносятся в DNS-записи домена и позволяют получателям проверять подлинность входящих электронных писем, используя определенные доменные стандарты.

2. Индивидуализация настроек. Также советуем вам использовать специфику вашего бизнеса для адаптации настроек почты, устанавливая правила фильтрации, пересылки и интеграции с другими службами.

Таким образом, как мы видим, эффективная настройка электронной почты может значительно повысить продуктивность и безопасность в вашей компании. В этом процессе новичкам прежде всего следует обратить внимание именно на основы, тогда как профессионалам важно использовать более сложные настройки для максимизации своей эффективности. И хотя на первый взгляд это кажется сложным, все же постепенно осваивая эти навыки, вы сможете с легкостью не только улучшить коммуникацию с клиентами или коллегами, но и при этом обеспечить надлежащий уровень безопасности и конфиденциальности в вашей компании.